سیستم مدیریت فرایند کسب و کار / گردش کار

زی فریم ابزاری را ارائه می‌دهد که کاربر می‌تواند فرایند گردش کار در سازمان خود را تعریف و همچنین مشاهده کند که فرایند در چه مرحله ای قرار دارد و آیا فرایند تایید شده است یا در مرحله انتظار قرار دارد و غیره.

 Workflow

گردش کار مجموعه ای از وظایف است که باید به ترتیب طی شوند تا بتوان به یک هدف خاص در سازمان دست پیدا کرد. یک جزء حیاتی در مدیریت فرآیندهای کسب و کار مدرن بوده که سازمان ها و مدیران را قادر می سازد تا گردش کار سازمان و کارمندان را مشاهده و نظارت کنند. به آن ها کمک می‌کند که از مراحل روند کار‌ها و فرایند‌ها با خبر شوند و بدانند در هر مرحله هر فرد چه وظیفه ای را به عهده دارد. این فرایند باعث می‌شود که عملکرد سازمان به بهینه ترین شکل ممکن پیش رود. با استفاده از فرآیند ها و قابلیت‌های جریان کار، کسب ‌وکارها می‌توانند به کارایی، ثبات و شفافیت بیشتری در عملیات خود دست یابند و امکان خطا در انجام مراحل کارها را کاهش دهند.

 Workflow با مفهومی به نام کارتابل کار می‌کند. 

کارتابل چیست؟

کارتابل(همچنین به عنوان “فهرست وظایف (to do list)” یا “inbox” شناخته می‌شود) یک جزء کلیدی است که وظایف محول شده به کاربران را در سیستم، مدیریت و سازماندهی می‌کند. کاربران می‌توانند وظایف خود و جزئیات آن را مشاهده کرده، وظایف را مرتب و برنامه ریزی کنند تا مدیریت و کارایی را بهبود ‌ببخشد و همچنین تضمین می‌‌کند که فرآیندها به طور دقیق و مؤثر انجام ‌شوند. برای مثال می‌توانند در کارتابل خود تعیین کنند که آیا فرایند موجود رد شود، تایید شود و یا غیره.

BPMS

BPMS (سیستم های مدیریت فرآیند کسب و کار) یک پلت فرم نرم افزاری است که فرآیندهای تجاری را مدیریت و بهینه سازی می‌کند. BPMS می‌تواند نمودارهای BPMN را تبدیل به گردش‌های کاری اجرایی کند. علاوه بر اجرای فرآیند‌ها، BPMS معمولاً ویژگی‌هایی مانند نظارت بر فرآیند، تجزیه و تحلیل، ادغام با سایر سیستم‌های فناوری اطلاعات و ابزارهایی برای بهبود فرآیند ارائه می‌دهد.

 در اصل مدل و نماد فرآیند کسب و کار (BPMN) و سیستم های مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) مرتبط هستند.

BPMN (مدل و نماد فرآیند کسب و کار) یک نماد گرافیکی استاندارد است که برای نمایش فرآیندهای تجاری استفاده می شود و شامل نمادها و قوانین استاندارد برای ایجاد نمودارهای فرآیندی دقیق تر است که درک، برقراری ارتباط و تجزیه و تحلیل فرآیندها را برای تحلیلگران تجاری و توسعه دهندگان فنی آسان تر می کند. نمودارهای BPMN شامل عناصری مانند وظایف، رویدادها، دروازه‌ها و جریان‌ها هستند که توالی فعالیت‌ها و نقاط تصمیم را در یک فرآیند نشان می‌دهند.

در مجموع، BPMN یک زبان مدل سازی است که برای طراحی و برقراری ارتباط فرآیندهای تجاری استفاده می شود، در حالی که BPMS یک پلت فرم فناوری است که  فرآیندها را پیاده سازی و مدیریت می کند. BPMN اغلب به عنوان طرح اولیه در BPMS شناخته می‌شود.